KONTORHJELPA

FRA STRESS TIL FOKUS

Løsningen for å få en ryddigere jobbhverdag, kan være å få utført noen av dine oppgaver hos Kontorhjelpa AS.

KONTORHJELPA

FRA STRESS TIL FOKUS

Løsningen for å få en ryddigere jobbhverdag, kan være å få utført noen av dine oppgaver hos Kontorhjelpa AS.

Og alle øvrige forefallende oppgaver etter din bedrifts behov

Kontorhjelpa AS holder til på Fjellhamar i Lørenskog.

Jeg har fokus på håndverksbedrifter, enkeltmannsforetak og små/mellomstore bedrifter, som syns at det går med alt for mye tid til «knot» med div kontorarbeid, fakturering, sende ut tilbud, svare på kundeforespørsler, lage rutinebeskrivelser og arbeidsbeskrivelser etc.

Går det utover fritida og tid med familie og venner? Skulle du hatt behov for en deltidsansatt til å hjelpe deg, men mangler kanskje lokaler for å ha en «ekstra», og syns det er arbeidsomt å søke etter en slik ansatt?

Ta kontakt for en uforpliktende kartleggingssamtale.  La oss sammen se hva vi kan hjelpe deg/din bedrift med for å få din hverdag vekk fra stress til fokus !

Vi har selv erfart hvor viktig kontorhjelpa i er i en bedrift med høy aktivitet og små administrative ressurser. Kontorhjelpa vil bidra med denne ressursen og hjelpe dere med å holde «orden på papirene» i bedriften.

I vår digitale verden er det ingenting som tilsier at man må sitte på samme sted, i samme lokaler for å jobbe sammen.

Kontorhjelpa AS holder til på Fjellhamar i Lørenskog.

Jeg har fokus på håndverksbedrifter, enkeltmannsforetak og små/mellomstore bedrifter, som syns at det går med alt for mye tid til «knot» med div kontorarbeid, fakturering, sende ut tilbud, svare på kundeforespørsler, lage rutinebeskrivelser og arbeidsbeskrivelser etc.

Går det utover fritida og tid med familie og venner? Skulle du hatt behov for en deltidsansatt til å hjelpe deg, men mangler kanskje lokaler for å ha en «ekstra», og syns det er arbeidsomt å søke etter en slik ansatt?

Ta kontakt for en uforpliktende kartleggingssamtale.  La oss sammen se hva vi kan hjelpe deg/din bedrift med for å få din hverdag vekk fra stress til fokus !

Vi har selv erfart hvor viktig kontorhjelpa i er i en bedrift med høy aktivitet og små administrative ressurser. Kontorhjelpa vil bidra med denne ressursen og hjelpe dere med å holde «orden på papirene» i bedriften.

I vår digitale verden er det ingenting som tilsier at man må sitte på samme sted, i samme lokaler for å jobbe sammen.

Kjenner du deg igjen i:

  • Kontoroppgaver må utførtes på kveldstid/helger, og utsettes ofte til fordel for andre prioriterte oppgaver
  • Skulle fulgt opp kunden, men rakk det ikke i dag heller.
  • Fikk en telefon, men rakk ikke å svare, så glemte jeg å ringe tilbake i alt stresset som oppsto den dagen.
  • Skulle laget meg et kunderegister og et system for oppfølging, men har ikke rukket det enda.
  • Oppdraget er ferdig og jeg er i gang med nytt, men har ikke rukket å avslutte papirarbeidet på det forrige.
  • Skulle satt av tid til å fakturere utførte oppdrag, men måtte prioritere nye prosjekter.

Ved å utsette alle disse oppgavene taper ditt firma penger.
Å få orden på dette kan vi hjelpe deg med!

Ingen oppdrag for små – ingen oppdrag for store

Kjenner du deg igjen i:

  • Kontoroppgaver må utførtes på kveldstid/helger, og utsettes ofte til fordel for andre prioriterte oppgaver
  • Skulle fulgt opp kunden, men rakk det ikke i dag heller.
  • Fikk en telefon, men rakk ikke å svare, så glemte jeg å ringe tilbake i alt stresset som oppsto den dagen.
  • Skulle laget meg et kunderegister og et system for oppfølging, men har ikke rukket det enda.
  • Oppdraget er ferdig og jeg er i gang med nytt, men har ikke rukket å avslutte papirarbeidet på det forrige.
  • Skulle satt av tid til å fakturere utførte oppdrag, men måtte prioritere nye prosjekter.

Ved å utsette alle disse oppgavene taper ditt firma penger.
Å få orden på dette kan vi hjelpe deg med!

Ingen oppdrag for små – ingen oppdrag for store

KONTORHJELPA

Gunn Trones-Hansen

35 års erfaring innen kontor og administrasjon, kundeservice, planlegging, prosjektledelse, salgssupport, fakturering, ordrebehandling, tilbudsskriving, personalhåndtering, tung dokumentasjon, LEAN.

De siste 6 årene har jeg jobbet fra hjemmekontor i Trøndelag for to ulike bedrifter i Oslo, noe som er fullt mulig i dagens digitale verden. Nå har jeg flyttet og har hjemmekontoret på Fjellhamar i Lørenskog.

Jeg har jobbet som teamleder, produksjonssjef med over 30 ansatte (print, konvoluttering, plastpakking, lager), prosjektleder, backoffice-manager, produksjonsplanlegger, samt som kundebehandler, inneselger SMB m.m. Har laget Personalhåndbøker, Kvalitetshåndbøker, levert til bud på store offentlige anbud osv.

For meg er ingen oppgaver for små, jeg elsker variasjon i arbeidsoppgaver, så ikke vær redd for  ta kontakt.

8 års ledererfaring
Høy arbeidskapasitet, effektiv, løsningsorientert, strukturert og alltid med et smil om munnen. God relasjonsbygger

35 års erfaring innen kontor og administrasjon, kundeservice, planlegging, prosjektledelse, salgssupport, fakturering, ordrebehandling, tilbudsskriving, personalhåndtering, tung dokumentasjon, LEAN.

De siste 6 årene har jeg jobbet fra hjemmekontor i Trøndelag for to ulike bedrifter i Oslo, noe som er fullt mulig i dagens digitale verden. Nå har jeg flyttet og har hjemmekontoret på Fjellhamar i Lørenskog.

Jeg har jobbet som teamleder, produksjonssjef med over 30 ansatte (print, konvoluttering, plastpakking, lager), prosjektleder, backoffice-manager, produksjonsplanlegger, samt som kundebehandler, inneselger SMB m.m. Har laget Personalhåndbøker, Kvalitetshåndbøker, levert til bud på store offentlige anbud osv.

For meg er ingen oppgaver for små, jeg elsker variasjon i arbeidsoppgaver, så ikke vær redd for  ta kontakt.

8 års ledererfaring
Høy arbeidskapasitet, effektiv, løsningsorientert, strukturert og alltid med et smil om munnen. God relasjonsbygger

Hvordan komme i gang?

Et kartleggingsmøte kan gjennomføres på telefon eller Teams, eller vi møtes for gjennomgang. Du får et tilbud fra meg på hvilke oppgaver Kontorhjelpa kan bidra med og antatt behov for tidsbruk, samt forslag til hvilke tilganger jeg trenger.

Oppstartsdato avtales og vi setter opp de tilganger Kontorhjelpa trenger for å hjelpe til, det være seg epost, viderekobling av telefon, nettsider/sosiale medier, fellesområder, kobling til regnskapssystem-/fører, faktureringssystem etc. Vi har tilgang på Helpdesk som hjelper til med dette ved behov.

Hvordan komme i gang?

Et kartleggingsmøte kan gjennomføres på telefon eller Teams, eller vi møtes for gjennomgang. Du får et tilbud fra meg på hvilke oppgaver Kontorhjelpa kan bidra med og antatt behov for tidsbruk, samt forslag til hvilke tilganger jeg trenger.

Oppstartsdato avtales og vi setter opp de tilganger Kontorhjelpa trenger for å hjelpe til, det være seg epost, viderekobling av telefon, nettsider/sosiale medier, fellesområder, kobling til regnskapssystem-/fører, faktureringssystem etc. Vi har tilgang på Helpdesk som hjelper til med dette ved behov.

Kundeoppfølging

  • Besvare e-post og telefonhenvendelser
  • Registrere ordre og sende ut ordrebekreftelser
  • Oppfølging av eksisterende kunder via telefon og e-post. Skape mersalg
  • Utarbeide kundelister/database med og uten salgstall
  • Levere tilbud/følge opp på MittAnbud, Tjenestetorget eller tilsvarende plattformer.

Salgsstøtte og markedsføring

  • Ringe/maile eksisterende kunder, mersalg
  • Utforme og sende ut tilbudsbrev og salgsbrev, samt utforme avtalemaler.
  • Prisberegning
  • Salgsstatistikk
  • Bidra til å etablere og oppdatere nettside og sosiale medier
  • Utforme nyhetsbrev
  • PowerPoint-presentasjoner
  • Styre og skrive tilbud på offentlige anbud

Økonomi / fakturering

  • Etterkalkulere ferdigstilte oppdrag
  • Fakturere, følge opp innbetalinger og sende ut evt. purringer
  • Klargjøre bilag til regnskapsfører (i det systemet som benyttes)
  • Lage timelister, utarbeide lønnsgrunnlag, rapporter
  • Samhandle med din regnskapsfører

Dokumentasjon, arkivering / systematisering, sertifisering

  • Opprette, systematisere eller ajourholde kundedatabaser/kundelister med eller uten salgsdata
  • Fra løsark-system og ringpermer, til et ryddig digitalt arkiv
  • Rutinebeskrivelser, flytkart etc
  • Kvalitets- og personalhåndbok
  • Bidra med forberedelser og gjennomføring av sertifiseringskrav i din bedrift
  • Øvrig dokumentasjon krevd i din bransje

 

Personal

  • Bistå ved ansettelse
  • Utarbeide ansettelseskontrakter
  • Registrere personalopplysninger
  • Arkivere i med henblikk på GDPR direktiv
  • Bestille arbeidstøy/utstyr etc.
  • Bistå ved omorganisering/nedbemanning
  • Retningslinjer for drøftelsesmøter
  • Skjemaer, gjennomføring og tidsfrister
  • Oppfølging av sykefravær, rapportering til NAV/Altinn

Prosjektstyring

  • Utarbeide og oppdatere prosjektplan
  • Prosjektleder; Følge opp prosjektet, herunder frister, framdrift, delmål, ressurser, rapportering m.m

Tjenester til privatpersoner

  • Utarbeide privat budsjett
  • Hjelpe til med å finne fram i den offentlige jungel av dokumenter og registreringer (NAV, Altinn etc)
  • Utfylling av dokumenter
  • Enkel datahjelp
  • Lære bort bruk av nettbank etc

Øvrige oppgaver relatert til dette, ut fra den enkeltes behov.

Ta kontakt så finner vi en løsning